سال گذشته، ریچل مک فرسون 9 راه برای سازماندهی پروژه های خلاقانه موفق را به اشتراک گذاشت. این مقاله بسیار مفیدی است که اگر می‌خواهید کنترل و سازماندهی بیشتری را در جریان کار طراحی وب خود ایجاد کنید، کارهای اصلی را برجسته می‌کند. نکته شماره 2: از ابزار مدیریت پروژه بهره ببرید، کسی است که می خواهم تمرکز کنم روی امروز. به طور خاص، من می خواهم به برخی از بهترین ابزارها برای طراحان وب، روش انتخاب ابزار مناسب برای شما نگاهی بیاندازم و همچنین یک درس سریع به شما بدهم. روی چگونه از قالب های مدیریت پروژه برای بهبود گردش کار خود استفاده کنید.

چگونه بهترین ابزار مدیریت پروژه را برای خود انتخاب کنید

هنگام در نظر گرفتن یک پلت فرم مدیریت پروژه برای تجارت طراحی وب خود، در اینجا مواردی وجود دارد که باید به آنها توجه کنید:

ابزارهای عمومی در مقابل طراحی وب

این چهار ابزار مدیریت پروژه هستند که توصیه می کنم با آنها شروع کنید:

• آسانا
• ترلو
• رایک کنید
• InVision

از بین این چهار، InVision تنها موردی است که به شدت برای طراحی وب ساخته شده است process. به این ترتیب، تاکید بیشتری وجود دارد روی مدیریت کار طراحی در اینجا، می‌توانید روش همکاری در طرح‌های آپلود شده، نمونه‌های اولیه، وایرفریم و غیره را ببینید:

و این نمونه ای از این است که چگونه InVision شما را قادر می سازد تا گردش های کاری خاص طراحی را برای خود ایجاد کنید:

محدودیت‌هایی برای کارهایی که می‌توانید با ابزار مدیریت وظایف طراحی انجام دهید وجود دارد، بنابراین اگر هدف شما کنترل بیشتر بر پروژه‌ها، ارتباطات مشتری و همکاری تیمی باشد، ممکن است یکی از گزینه‌های دیگر را انتخاب بهتری بیابید.

رایگان در مقابل پولی

اکثر نرم‌افزارهای مدیریت کار که پیدا می‌کنید یا با یک طرح رایگان ارائه می‌شوند—معمولاً برای یک نفر یا یک محدودیت شدید روی تعداد پروژه ها یا با یک آزمایش رایگان. در اینجا یک مثال از کار گروهی:

به طور معمول، شما می توانید در عرض 15 دقیقه حس خوبی برای اینکه آیا یک پلت فرم برای شما مناسب است یا نه، به دست آورید. این خوب است زیرا به شما امکان می دهد قبل از افزودن یک ابزار را امتحان کنید روی یک هزینه تجاری دیگر

نمای گردش کار

ابزارهای مدیریت پروژه انواع سبک های گردش کار و دیدگاه ها را ارائه می دهند. در اینجا یک مثال از Asana از نمای تقویم آورده شده است:

از زمانی که کار می کنم این سبک مورد علاقه من است روی تکالیف کوتاه‌مدت و یکباره‌تر در مقابل مشاغل طولانی‌تر که نیاز به سازماندهی بیشتر وظایف، وظایف فرعی و جدول زمانی دارند. آسانا دارای نمایش لیست و تابلوهای کانبان نیز هست. در اینجا یک مثال از Trello از یک برد kanban آورده شده است:

اساساً، شما پوشه های سطح بالایی را که به هر مشتری اختصاص داده شده است ایجاد می کنید (همچنین می توانید آنها را در سطح پروژه تقسیم کنید). در داخل هر تابلو، ستون هایی برای هر مرحله از پروژه خود ایجاد کنید. سپس کارت هایی که در زیر آنها قرار می گیرند به هر یک از وظایف شما اختصاص داده می شوند. اگر این نوع سیستم مرتب سازی کارت و تجسم را ترجیح می دهید، Trello یک انتخاب عالی است. یکی دیگر از پلتفرم‌هایی که اکیداً توصیه می‌کنم به آن نگاه کنید Wrike است و به دلیل انعطاف‌پذیری آن در نماهای گردش کار است:

جداول:

تابلوها:

لیست ها:

همه وظایف یکسان وجود دارد. آنها فقط متفاوت نشان داده می شوند. به طور خلاصه، من پیشنهاد می کنم:

• آسانا برای طراحانی که کار می کنند روی مشاغل کوچکتر یا کوتاهتر
• ترلو برای طراحانی که نیاز به کنترل بیشتر بر مراحل طولانی‌تر پروژه دارند.
• رایک کنید برای طراحانی که تیم و لیست مشتریان رو به رشدی دارند و می‌خواهند انعطاف‌پذیری بیشتری به آنها ارائه دهند.

امکانات

حتماً به ویژگی‌هایی فکر کنید که برای شما مهم هستند و به شما کمک می‌کنند تا درجه کنترلی را که می‌خواهید بر پروژه‌ها به دست آورید. در اینجا برخی از ویژگی های قابل توجه از این پلت فرم های مدیریت پروژه آورده شده است:

آسانا

• نماهای تقویم، فهرست و کانبان
• منطقه چت داخلی
• ایجاد وظیفه و کار فرعی
• شبیه سازی وظایف و پروژه ها
• سازماندهی بر اساس رنگ
• مدیریت کار کشیدن و رها کردن
• یکپارچه سازی نرم افزار ردیابی زمان

ترلو

• نمای کانبان
• چت مستقیم در کارت
• از کارت ها برای ایجاد وظایف یا اضافه کردن چک لیست به کارت های فردی استفاده کنید
• سازماندهی را بکشید و رها کنید
• شبیه سازی کارت ها و لیست ها

رایک کنید

• نماهای جدول، فهرست و تابلوی کانبان
• صندوق ورودی داخلی برای ارتباط مستقیم با تیم و مشتریان
• لیست وظایف شخصی یا دسترسی به پروژه های کامل
• جدول زمانی کامل برای هر کار تعیین کنید
• سفارشی کردن وضعیت وظایف
• لیست ها را صادر کنید و به عنوان الگوهای قابل واردات مجدد استفاده کنید

قبل از ارتقا به هر ابزار درجه یک، کمی زمان بگذارید تا با محصول پایه (رایگان) آشنا شوید. وقتی یکی را پیدا کردید که مناسب شما باشد، می توانید در زمان مناسب آن را ارتقا دهید.

الگوسازی برای گردش کار بهبود یافته

چیزهای بسیار خوبی از استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه برای گردش کار طراحی وب به دست می آید:

• متمرکز سازی ارتباطات، فایل ها، به روز رسانی وضعیت و غیره
• کنترل بیشتر بر پروژه ها و تمام وظایف مرتبط
• پایبندی بهتر به برنامه ها
• بهبود ارتباط با مشتریان و تیم ها
• همکاری کارآمدتر
• افزایش مسئولیت پذیری از سوی همه طرف های درگیر
• نتایج سازگارتر و کیفیت بالاتر
• اتوماسیون گردش کار

من فکر می کنم هر یک از نکات بالا – به جز شاید مورد آخر – وقتی به روش کار این ابزارهای مدیریت پروژه نگاه می کنید واضح است. با این حال، اگر تا به حال آرزو داشته اید که کمتر کار کنید و درآمد بیشتری کسب کنید، واقعاً باید از اتوماسیون استفاده کنید. به طور خاص، من در مورد صحبت می کنم قالب های مدیریت پروژه. برای نشان دادن این نکته، من قصد دارم از Trello برای ایجاد تابلوهای پروژه، گردش کار و چک لیست های از پیش پیکربندی شده استفاده کنم. دنبال کنید تا ببینید چقدر انجام این کار با ابزارهای مدیریت پروژه آسان است:

1. یک تابلوی جدید ایجاد کنید

در گوشه سمت راست بالا، “Create Board” را انتخاب کنید.

نام آن را بگذارید، تیم خود را اضافه کنید و ایجاد کنید.

2. فازهای پروژه را ایجاد کنید

این چیزی است که شما با آن شروع خواهید کرد:

برای ایجاد فازهای خود (معروف به “فهرست ها” در Trello)، شروع به تایپ کنید.

سطل ها را به اندازه دلخواه خود بزرگ یا کوچک کنید. ساختار سازمانی و گردش کار به شما بستگی دارد.

3. Tasks را به فازها اضافه کنید

در این بخش بعدی، می‌توانید تصمیم بگیرید که می‌خواهید هر کار (یا کارت) چقدر گسترده یا خاص باشد. برای سازمان خودم، یک کار را به یک کارت اختصاص می دهم:

با این حال، ممکن است ترجیح دهید یک کار گسترده ایجاد کنید و سپس مراحل را در کارت با استفاده از ویژگی چک لیست تقسیم کنید:

باز هم، این شما هستید که تصمیم می گیرید چگونه می خواهید پروژه های خود را در اینجا مدیریت کنید.

4. الگو را کپی کنید

با پوشه پروژه، مراحل و وظایف شما، این الگو اکنون برای استفاده شما آماده است. برای کپی کردن یک پروژه (برد)، کلیک کنید روی “…نمایش منو” در بالا سمت راست. گزینه «…بیشتر» را باز کنید. سپس «Copy Board» را انتخاب کنید.

برای کپی کردن فقط یکی از مراحل پروژه (لیست ها)، کلیک کنید روی “…” در گوشه سمت راست بالای لیست. “Copy List” را انتخاب کنید.

و برای کپی کردن یک کار فردی (کارت)، کلیک کنید روی دکمه “کپی” در زیر اقدامات.

اگر بتوانید آن را باور کنید، واقعاً به همین راحتی است. به سادگی گردش کار خود را تجزیه کنید، اما به بهترین شکل می توانید آن را مدیریت کنید. سپس، آن را کپی کنید!

بسته بندی

اگر از ابزارهای مدیریت پروژه ناکارآمد استفاده کرده اید یا به آن متکی بوده اید روی صفحه‌گسترده‌های زیادی برای حفظ همه چیز تا کنون، زمان تغییر فرا رسیده است. کارهای زیادی وجود دارد که می توانید با ابزار مدیریت پروژه مناسب انجام دهید، بدون ذکر مزایای صرفه جویی در زمان و افزایش سود ناشی از الگوسازی process با آنها!