تیم شما کاملاً گسترده است – طراحان شما از لیسبون کار می کنند، تیم محتوای شما در نیویورک و مدیر پروژه شما در آرژانتین هستند. چگونه سیستمی ایجاد می کنید که سازماندهی و برنامه ریزی پروژه های بزرگ وب را ساده می کند؟ ترفندی برای واداشتن طراحان و کپی رایترها به همکاری روان وجود دارد و به آن می گویند ارتباط. اما اگر فرآیندهای صحیح را در اختیار نداشته باشید، حتی ارتباطات ساده نیز با شکست مواجه خواهد شد.

1. یک بنیاد مدیریت پروژه راه اندازی کنید

قبل از شروع همکاری، باید مطمئن شوید که یک سیستم واقعی راه اندازی کرده اید. “من می خواهم به جلو بروم، اما مطمئن نیستم که چه چیزی تایید شده است.” چند بار این را به تیم خود گفته اید؟ برخی از تیم ها آتش زیادی در خود دارند. آنها دوست دارند مستقیماً در مشکل فرو بروند تا راه حل را بیابند، اما ممکن است بعداً مشکلات زیادی ایجاد شود روی. اکثر مشکلات طراحی در واقع مشکلات طراحی نیستند، بلکه مشکلات مدیریتی هستند. (pullquote) اکثر مشکلات طراحی در واقع مشکلات طراحی نیستند، بلکه مشکلات مدیریتی هستند (/pullquote) اگر بهترین طراحان جهان را داشته باشید، اما نتوانید مشکل مشتری را به درستی توضیح دهید چه اتفاقی می افتد؟ اگر طرح هایی که ارسال می کنند مدام رد شوند چه؟ و چه اتفاقی می‌افتد وقتی طراحان و نویسندگان پروژه را متفاوت درک کنند؟ نکته کلیدی ایجاد راه حلی است که در واقع برای همه کارساز باشد تا مدیران پروژه بتوانند موضوع را به درستی درک و توضیح دهند، و طراحان و نویسندگان بتوانند راه حل هایی ایجاد کنند که برای آن مشکلات کارآمد باشد. به گفته سارا، یک مدیر پروژه در Entermotion: کلید همکاری روان/طراحی/نویسنده در ارتباطات است. process; مهم است که بتوانیم به درستی به همان «زبان» صحبت کنیم تا همه طرف‌های آن (طراحی، نویسندگان، مدیران پروژه) دقیقا بدانند چه چیزی لازم است و چه چیزی گفته می‌شود. من فکر می کنم بسیاری از اشتباهات در process به سوء تفاهم از جزئیات کوچکتر می رسیم. این جزئیات کوچکتر می توانند بخش بزرگی از پروژه را از مسیر خارج کنند، حتی اگر در ابتدا جزئی به نظر برسند. داشتن همه روی همان page از ابتدا و شروع نکردن با «فکر می‌کنم آن‌ها این‌طور می‌خواهند…» (که باعث می‌شود مردم تصور کنند) یا با حفره‌های باز بیش از حد در جزئیات، می‌تواند برای کل مضر باشد. process. این مهم ترین گامی است که باید هنگام برنامه ریزی یک وب سایت بردارید. شما به یک مدیر پروژه دقیق نیاز دارید که با بررسی آنچه که خلاقان می توانند از عهده آنها برآیند، چگونه موفقیت پروژه را اندازه گیری می کنند، اطمینان حاصل کنید که خلاقان می توانند رویاهای بزرگ داشته باشند در حالی که به بودجه ای به اندازه کابوس پایبند هستند، به اطمینان از موفقیت پروژه کمک کند، و یک برنامه دقیق برای چگونه طراحان و خلاقان می توانند آن را محقق کنند. هر مدیر پروژه ابزارهای خاص خود را خواهد داشت، اما چند برنامه قابل اعتماد وجود دارد که می‌دانیم می‌توانند شما را دریافت کنند روی مسیر:

• یک ساختار طراحی ایجاد کنید تا به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند
• اهداف تیم خود را با آنها هماهنگ کنید Basecamp یا آسانا و تعیین موعد مقرر، پیگیری پروژه ها، آپلود محتوای رسانه ای و تعیین اهداف تقویم با هم.
• پیشرفت تیم خود را با ترلو یا ایده
• با تیم خود همراه باشید روی سستی یا RocketChat

هنگامی که مدیران پروژه ابزار مناسب را در اختیار داشته باشند، باید بهترین ها را کشف کنند مسیر برای اجرای تغییرات

2. قبل از شروع، محدوده پروژه را درک کنید

مدیران پروژه باید به تعیین تمام عناصر کلیدی پروژه (و جزئیات کوچکی که می‌توانند پروژه را از مسیر خارج کنند) کمک کنند:

• اهداف پروژه
• تحویل دادنی ها
• توابع پروژه
• ویژگی های مورد نظر
• مهلت مورد نظر
• بودجه توافقی

پس از تعیین محدوده، مدیران پروژه باید بفهمند که چه هستند نه رسیدگی:

• آیا مشتری وب سایت خود را میزبانی می کند؟
• آیا مشتری از یک شرکت شخص ثالث برای ایجاد لوگو استفاده می کند؟
• آیا مشتری ارتباط عمیقی با یک شرکت بازاریابی دارد که به او کمک کند؟

برای انجام همه این کارها به درستی، مدیران پروژه باید چک لیستی از اطلاعات آماده داشته باشند:

• تصمیم گیرنده اصلی شرکت کیست؟
• آیا مشتری به طور کامل محدوده پروژه را درک می کند؟
• آیا مدیر پروژه به طور کامل دامنه پروژه را درک می کند؟

تا مطمئن شویم همه هستند روی همان page، مدیران پروژه باید نمودار پروژه (یا فهرست دقیق مراحل) را به اشتراک بگذارند تا مشتری بتواند صحت اطلاعات را تأیید کند. پس از حل و فصل، مدیران پروژه می توانند آن را به تیم ببرند!

3. ابتدا محتوا را شروع کنید

همکاری برای طراحی بهتر این است که مطمئن شوید تیم طراحی و محتوا یک دیدگاه واحد از آنچه اتفاق می‌افتد دارد. آژانس‌ها و تیم‌های کوچک این موضوع را به گونه‌ای متفاوت مدیریت می‌کنند، اما هر کدام به یک هدف منتهی می‌شوند: جذب طراحان و نویسندگان روی همان page برای ایجاد چیزی زیبا و اجتناب از هر گونه دام. در اینجا روش رهبری یک چت عالی در آغاز آمده است:

• پروژه حاضر و موارد قابل تحویل مورد نیاز
• به افراد فرصت دهید تا ایده های خود را ارائه دهند
• انتظارات و اهداف روشنی را تعیین کنید
• قبل از ارائه تحقیق کنید
• دید منفرد را توسعه دهید
• شرح وظایف برای مراحل بعدی

هنگامی که یک گپ آغازین را ترک می کنید، کل تیم باید احساس قدرت کنند و آماده باشند تا پروژه را به وضوح به سمت چشم انداز منحصر به فردی که شما توسعه داده اید مقابله کنند. برخی از شرکت‌ها روش‌های منحصر به فردی برای مدیریت شروع دارند:

آمازونبه عنوان مثال، یکی از اعضای تیم یک بیانیه مطبوعاتی برای محصول ناتمام ارائه می دهد. مانند همه انتشارات مطبوعاتی، شامل اطلاعاتی در مورد مشکل، راه حل و روش شروع است. سپس، وقتی تیم به طراحی و نوشتن باز می‌گردد، مطمئن می‌شود که محصول ساختمان آنها با آنچه در بیانیه مطبوعاتی توضیح داده شده مطابقت دارد. اما هر تیمی نمی تواند مانند آمازون کار کند، بنابراین اگر با یک تیم از راه دور کار کنید چه اتفاقی می افتد؟ جف گوتلف ایده هایی برای حفظ تیم شما دارد process قوی او پیشنهاد می کند که زمان بندی یک راه عالی برای هیجان زده نگه داشتن تیم های راه دور است. اگر همه با هم پروژه‌ای را شروع کنند آغاز آن، تیم ها قادر خواهند بود سبک های یادگیری و کار یکدیگر را درک کنند و به آنها پاسخ دهند. یک شروع خوب پروژه باید جایی باشد که همه اعضای تیم با هم ایده ها را کشف کنند:

• اهداف نهایی یک پروژه را درک کنید
• نیازهای مخاطب را تعریف و درک کنید
• زیبایی شناسی و اهداف زیبایی شناسی اصلی را تعیین کنید
• تعریف معماری اطلاعات
• ایده های محتوا را توسعه دهید

در یک تیم از راه دور، بسیار مهم است که همه اعضای کلیدی هر پروژه در ابتدا با هم کار کنند تا اهداف را تعیین کنند و قطع ارتباط بالقوه را حذف کنند.

4. Wireframe و تعیین محتوا

با تغییر عناصر طراحی، راهی را برای قالب بندی، نمونه سازی اولیه و توسعه محتوا تنظیم کنید، اگر قبلاً آن را ندارید. همانطور که شما حرکت می کنید روی از شروع چت، داشتن ابزارهای منعطف که با محتوا تغییر می کنند بسیار مهم است.

Wireframe.cc

Wireframe.cc – از 16 دلار در ماه شروع می شود. این یک برنامه تمیز است که عناصر مورد نیاز را تنها در زمانی که به آنها نیاز دارید به شما نشان می دهد. یک نوار ابزار حساس به زمینه و یک پالت رنگی محدود، ایجاد قاب‌های طرح‌دار را با دقت آسان می‌کند.

FluidUI

FluidUI یک ابزار نمونه سازی برای کمک به شما در برقراری ارتباط معماری اطلاعات با مشتریان و دریافت بازخورد بلادرنگ است روی نمونه های اولیه این کمی فراتر از وایرفریم ساده است، زیرا می توانید پرش کنید روی یک تماس ویدیویی درون برنامه ای برای بحث در مورد هر پروژه در حین انجام آن.

جریان ساختگی

جریان ساختگی یک ابزار UI مشترک برای کمک به تیم های راه دور در قاب سیمی است. این برای یک پروژه رایگان است و تا 160 دلار در ماه برای شرکت ها افزایش می یابد. تیم ها می توانند ایده های UI را طوفان فکری کنند روی رفتن، export طراحی می کند و با کتابخانه ای از قالب های وایرفریم کار می کند. (pullquote) هنگامی که از ابزار مناسب استفاده می کنید، قاب سیمی یا نمونه اولیه شما می تواند با عناصر طراحی تغییر کند (/pullquote) Wireframing می تواند بخشی مشترک از طراحی باشد. process. ممکن است عناصر طراحی تغییر کنند، اما وقتی از ابزار مناسب استفاده می‌کنید، قالب یا نمونه اولیه شما می‌تواند با عناصر طراحی تغییر کند. وقتی کار می کنی روی یک تیم از راه دور، مهم است که همه اعضا برای دریافت بازخورد و همکاری مناسب احساس قدرت کنند. با ابزارهای Wireframe بالا، اعضای تیم می توانند بازخورد مشتری را دریافت کنند، راه حل های جدید را کشف کنند و با تیم خود ارتباط برقرار کنند. طراحان و کپی رایترها می توانند از وایرفریم برای دریافت بازخورد خاص استفاده کنند روی پروژه ها. در طول یک جلسه رفت و برگشت، اعضای تیم می توانند بازخورد خاصی بخواهند:

• در مورد انیمیشن نیمه اول این کار چه احساسی دارید؟
• اگر این متن را به یک اینفوگرافیک تبدیل کنیم چه؟
• چگونه این را طراحی خواهیم کرد؟
• آیا ایده ای برای متن شناور در اینجا دارید؟
• آیا مشتری در اینجا مستدل ویدیویی می خواهد؟

باز کردن امکان چت در مورد یک پروژه در حال انجام به طراحان و نویسندگان این امکان را می دهد که به طور جمعی (و جداگانه) برای یک هدف کار کنند.

5. با یک پلتفرم مدیریت محتوا که نیازهای شما را پشتیبانی می کند، کار کنید

کپی‌رایترها به راهی برای دسترسی به نسخه‌های قدیمی‌تر و طراحان به روشی تمیز نیاز دارند تا ببینند چه محتوایی تأیید شده است و چه چیزی به کجا می‌رود. اگر تیم شما با پلتفرم‌های مدیریت محتوای هوشمند کار کند، می‌تواند هر کاری را که نیاز دارد در یک مکان انجام دهد.

• پرونده های گوگل یا Zoho Docs به تیم ها اجازه دهید دارایی ها را به اشتراک بگذارند، بنابراین شرکت های راه دور می توانند پیشرفت یکسانی را مشاهده کنند
• طوفان فکری در کاغذ Dropbox یا Evernote برای ترسیم اهداف، مسئولیت ها و نیازهای پروژه.
• ایجاد یک سلسله مراتب در جدول پرش یا ایراستوری بنابراین مشتریان می توانند ببینند چه محتوایی برنامه ریزی می شود، به کجا خواهد رفت و چه اطلاعاتی را برای توسعه نیاز دارند.

خواه با 1 طراح و 1 کپی رایتر کار می کنید یا با 16 طراح و کارکنان کامل کپی رایترها، برای انجام همه اینها به راهی نیاز دارید:

• نسخه ها را کنترل کنید تا هر یک از اعضای تیم بتواند کار کند روی به روز ترین نسخه
• تغییرات را دنبال کنید تا بتوانید ببینید چه کسی، چه زمانی چه چیزی را تغییر داده است
• در صورت وجود بازخورد مشتری را دنبال کنید
• به طراحان و کپی رایترها اجازه دهید تا به طور مؤثر همکاری کنند و با ابزارهایی کار کنند که با تغییر محتوا یا اطلاعات تغییر شکل می دهند.

6. برای تایید کامل با روسای و مشتریان خود همکاری کنید

قبل از اینکه محصولات قابل تحویل را به مشتریان یا روسای خود ارسال کنید، تصمیم بگیرید که چگونه آن را ارائه می کنید.

• چارچوبی ایجاد کنید تا مشتریان و رئیس شما بفهمند که چگونه محصولات شما از اهداف اصلی مشتریان پشتیبانی می کند.
• فهرستی از موضوعاتی که در طول جلسه پوشش می دهید ایجاد کنید
• بحث کنید که کار شما در چه مرحله‌ای است و چگونه در زمان پخش زنده ترکیب می‌شود
• به یک برنامه اقدام متعهد شوید

هنگامی که می دانید چگونه آن را ارائه می کنید، طراحان و کپی رایترها باید با هم همکاری کنند تا مطمئن شوند همه چیز سر جای خود است:

• متا کپی توسعه یافته است
• محتوا به درستی قرار داده شده است
• اطلاعات پس زمینه آماده می شود
• تمام مطالب ایجاد شده و تصحیح شده است

شما هرگز نمی خواهید اطلاعاتی را که ضعیف ارائه شده است به اشتراک بگذارید، اما همچنین نمی خواهید ماه ها صبر کنید تا همه چیز “عالی” شود. بیایید با آن روبرو شویم: کمال ایده زیبایی است اما به ندرت به کسب و کار کمک می کند. گاهی اوقات، بهتر است مطمئن شوید که همه چیز به همین شکل است درست همانطور که می تواند قبل از ارسال آن باشد. اگر اطلاعات را به درستی ارائه دهید، جزئیات صحیح را آماده کنید و آن را در یک بسته زیبا به اشتراک بگذارید (پشتیبان‌گیری شده توسط مطالعات موردی، شواهد یا آمار)، رئیس یا مشتری شما کاری جز تایید آن نخواهد داشت.

بردن

همکاری در مورد پرسیدن سؤالات درست، آمدن به میز با ذهنی باز و اطمینان از وجود فرآیندهایی برای اجرای یک برنامه واضح است. هنگامی که یک برنامه عملیاتی روشن دارید، طراحان و کپی رایترها می توانند برای پروژه های قدرتمندی که مدیران پروژه را به همان اندازه مشتریان راضی می کند، همکاری کنند.