اسکوپ کریپ چیست، مدیریت Scope Creep در طراحی وب‌سایت

آیا تابه‌حال برایتان پیش آمده که وقت و انرژی خود را روی پروژه‌ای صرف کنید تا فقط کشف کنید که مسئولیت‌هایی که به شما واگذار شده است فراتر از الزامات اولیه هستند؟ ممکن است با خود بگویید که این چیزی نیست که قرار بود به من واگذار شود و شما خودتان بدون هماهنگی این مسئولیت را به من واگذار کرده‌اید و من در ابتدا نمی‌دانستم قرار است چنین چیزی به من واگذار شود.

اسکوپ کریپ چیست ؟

به این فرآیند ذکر شده، در اصطلاح اسکوپ کریپ (Scope Creep) گفته می‌شود. اسکوپ کریپ به زبان ساده یعنی افزودن کارها و ویژگی‌های جدید به یک پروژه بدون اینکه این موارد از قبل وجود داشته باشند. در این صورت حجم پروژه از آن چیزی که ابتدا مطرح شده بزرگ‌تر خواهد بود و یک مدیریت و تلاش بیشتر را می‌طلبد. اگر نتوانید اسکوپ کریپ را در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود مدیریت کنید، قطعاً قربانی آن خواهید شد.

وقتی در فرآیند طراحی وب، اسکوپ کریپ نادیده گرفته می‌شود مانند هر کسب‌وکار دیگری عواقبی مانند استرس، افزایش زمان و هزینه‌ها در پی خواهد بود؛ اما راه‌حل چیست؟ باید یاد بگیرید که اولاً چگونه اسکوپ کریپ را شناسایی کنید و ثانیاً چگونه فوراً در موقعیت‌های بالقوه آن قرار بگیرید. تنها در این صورت است که می‌توانید ارتباطات خود با مشتریان را بهبود دهید، پروژه‌های طراحی وب را در مسیر درست حفظ کنید و حتی شاید بتوانید یک مشکل مدیریت پروژه بالقوه را به یک فرصت کسب‌وکاری تبدیل کنید.

ویژگی‌های Scope Creep در طراحی وب‌سایت

بسته به ماهیت کسب‌وکار یا پروژه‌های شما، اسکوپ کریپ می‌تواند در شکل‌های مختلفی ظاهر شود. برای طراحان وب، مشتریان ممکن است با یاد گرفتن از همکاران یا بازدید از سایر سایت‌ها بخواهند ویژگی‌های اضافی را به درخواست اولیه خود بی‌افزایند. برخی از موارد رایج اسکوپ کریپ در طراحی وب‌سایت عبارت‌اند از:

• تصاویر تازه در هر بار بازدید از سایت
• اسلایدشوهای نامحدود
• شمارنده‌های صفحه
• محتوای وب‌سایت
• ساخت صفحات اضافی
• سرویس‌های وبلاگی
• راه‌اندازی و مدیریت حساب کاربری در شبکه‌های اجتماعی
• آپدیت‌های دوره‌ای
• سرویس‌های سئو

مواردی که گفته شده از جمله مواردی هستند که مشتریان ممکن است تصور کنند در فرآیند طراحی یا بازطراحی وب‌سایت، گنجانده شده است. درحالی‌که این ویژگی‌ها و سرویس‌ها امکان ارائه به مشتریان را دارند، اما باید در مورد اضافه کردن آن‌ها در طی انجام پروژه بسیار با دقت و وسواس بالا عمل کنید.

کار بهتری که می‌توانید انجام دهید این است که هرکدام از این موارد را در بحث‌های اولیه با مشتریان خود مطرح کنید. اگر مشتریان طالب این سرویس‌ها یا ویژگی‌ها باشند، آن‌ها را به قرارداد پروژه اضافه کنید. در اینجا باید شفافیت نیز داشته باشید. اگر می‌گویید که آپدیت‌های دوره‌ای برای سایت ارائه می‌دهید، زمان دقیق آن را مشخص کنید. همچنین هرکدام از این موارد به‌عنوان آیتم‌هایی جداگانه در نظر بگیرید و برای آن‌ها هزینه طلب کنید.

علت‌ها

همان‌طور که گفتیم، بسته به نوع کسب‌وکار یا پروژه، اسکوپ کریپ، ممکن است اشکال مختلفی به خود بگیرد. سه دلیل گفته‌شده در زیر از جمله دلایل رایج وقوع اسکوپ کریپ در تمام کسب‌وکارها و صنایع، از جمله طراحی وب‌سایت، هستند:

۱- ارتباطات ضعیف بین طراح و مشتری. یک مشتری ممکن است نتواند به‌صورتی شفاف به شما بگوید که چه چیزی می‌خواهد، زیرا که دقیقاً نمی‌داند شما می‌توانید چه کارهایی برای او انجام دهید. از مشتری سؤالاتی بپرسید تا اولویت‌ها و اهداف سایت را شناسایی کنید. همچنین از او بپرسید که چقدر بودجه در نظر گرفته است و می‌خواهد در چه زمانی پروژه را تکمیل شده تحویل بگیرد. با نشان دادن پروتفولیو یا حداقل چند نمونه از پروژه‌های طراحی وب خود به مشتری کمک کنید تا درک روشن‌تری به دست آورد. نرخ‌های متعددی را به او ارائه کنید و دقیقاً به او بگویید که طراحی یک سایت ساده یا کمی پیچیده‌تر ممکن است چقدر به طول بیانجامد.

۲- نبود سازمان‌دهی در طول تکمیل پروژه. اسکوپ کریپ با توجه به نیازش برای مصرف زمان و منابع بیشتر ممکن است حجم یک پروژه طراحی وب‌سایت را افزایش دهد یا آن را از سازمان‌دهی بیاندازد. اینکه بدانید دقیقاً باید چه چیزی را توسط چه کسی و چه زمانی تکمیل کنید، می‌تواند هم طراحان و هم مشتریان را در مسیر درست نگه دارد.

۳- عدم وجود یک قرارداد یا توافقنامه دقیق. اگر چیزی در این مورد در توافقنامه یا قرارداد مکتوب بین شما و مشتری آورده نشده باشد، مشتری می‌تواند به‌راحتی تقاضای افزودن ویژگی‌های جدید را مطرح کند. اگر بتوانید در قرارداد به این نکته اشاره کنید درخواست موارد اضافی خارج از توافقنامه است می‌توانید برای آن، درخواست هزینه‌ اضافی داشته باشید.

تأثیر اسکوپ کریپ بر روی پروژه‌های طراحی وب‌سایت

اسکوپ کریپ نتایج منفی زیادی را به دنبال خود دارد. افزایش حجم کار می‌تواند به تیم طراحی استرس وارد کند و کیفیت کار را کاهش دهد. کار بیشتر همچنین می‌تواند شما را از رسیدگی به امورات سایر مشتریان باز دارد یا حتی شاید مجبور شوید برای تکمیل کارها یک نیروی جدید قراردادی استخدام کنید. در برخی موارد، این به معنای ایجاد تغییرات در کاری است که پیش‌تر به پایان رسیده است.

اسکوپ کریپ به معنای صرف زمان اضافه برای انجام کار بیشتر ولی بدون دریافت پول بیشتر است که در نهایت می‌تواند سود را کاهش دهد. همچنین تحویل دادن پروژه در ددلاین مشخص شده سخت‌تر خواهد بود و وارد شدن استرس بیشتر می‌تواند رابطه با مشتری و رابطه اعضای تیم توسعه و طراحی را تحت تأثیر قرار دهد. در بدترین حالت، اسکوپ کریپ می‌تواند منجر به ناکامی و شکست پروژه شود.

چگونه از اسکوپ کریپ اجتناب کنیم؟

ارتباطات شفاف، سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی در هر مرحله از پروژه می‌تواند تا حد زیادی تأثیرات منفی اسکوپ کریپ را در پروژه طراحی وب‌سایت بعدی کاهش دهد:

– قبل از اینکه پروژه را آغاز کنید، انتظارات خود و مشتری را به‌صورت شفاف مشخص کنید. انتظاراتی در مورد تحویل پروژه، جدول زمانی و ترتیب‌های مالی باید قبل از آغاز کار به‌صورتی شفاف تعریف شوند.

– یک توافقنامه یا قرارداد رسمی برای پروژه بنویسید و هر جزئیاتی که به ذهن‌تان می‌رسد را در آن بگنجانید. آیتم‌هایی که می‌توانید در متن این توافقنامه یا قرارداد بیاورید عبارت‌اند از طراحی و توسعه، تعداد صفحات، تعداد بازبینی‌ها و هر محتوا یا کار طراحی گرافیکی.

– یک زمان مشخص را برای تکمیل پروژه مشخص کنید و روی آن به توافق برسید. تعیین این زمان ازاین‌جهت مهم است که هر موقع مشتری خواست چیزی جدید را به پروژه اضافه کند، شما وقت کافی برای کار داشته باشید. به‌خصوص اگر مشتری وقت محدودی داشته باشد و برای زمان رونمایی از کسب‌وکار جدید یا سایت بازطراحی شده تبلیغات زیادی انجام داده است.

– کارهایی که باید انجام شود را تعریف، تفویض و زمان‌بندی کنید. می‌توانید به سراغ یک چارت PERT یا ساختار تقسیم‌کار بروید. چارت PERT پیش‌تر توسط نیروی دریایی ایالات‌متحده آمریکا ایجاد شد تا آن‌ها بتوانند پروژه‌هایی در مقیاس بزرگ را سازمان‌دهی کنند. یک فرمت چارت WBS می‌تواند یک نمای کلی سطح بالا از پروژه و کارهای آن را به دست دهد. هر دو آن‌ها در ایجاد نمایه‌های بصری از پروژه طراحی وب شما مفید هستند و به شناسایی هر یک از کارها برای تکمیل کمک می‌کنند.

– برای اسکوپ کریپ از پیش برنامه داشته باشید. احتمال بدهید که ممکن است مواردی جدید به پروژه اضافه شود و این موارد را در بودجه و جدول زمانی مدنظر قرار دهید. در اینجا باید توجه لازم را به خرج دهید، زیرا گاهی مجموعه‌ای از درخواست‌های کوچک مشتری طراحی وب می‌تواند تجربه تلخ و دردناک اسکوپ کریپ را دوچندان کند.

اسکوپ کریپ یا فرصتی برای کسب‌وکار؟

اسکوپ کریپ را همیشه نمی‌توان یک چیز بد دانست. گسترش دامنه پروژه به معنای کار بیشتر است، اما این می‌تواند به معنای یک فرصت بیشتر برای کسب‌وکار نیز باشد. همچنان باید ارتباطی شفاف با مشتری داشته باشید. بگذارید بدانند آیا شما می‌توانید درخواست‌های آن‌ها را اجابت کنید یا خیر و اجرای این درخواست‌ها چه تأثیری روی بودجه و زمان تحویل پروژه دارد.

می‌توانید به مشتری بگوید: « اگر  فقط کمی جزئیات بیشتر را در اختیار من قرار دهید، می‌توانم بودجه و جدول زمانی بازبینی شده را در اختیار شما قرار دهم». البته فراموش نکنید که تأثیر پذیرفتن کارهای جدید روی سایر مشتریان و پروژه‌ها را نیز در نظر بگیرید، به‌خصوص اگر یک شرکت کوچک طراحی هستید.

بخشی از زمان را به ارزیابی آخرین پروژه طراحی خود اختصاص دهید. آیا مشتری درخواستی داشت که شما توانستید به‌سادگی این درخواست را به‌عنوان بخشی از توافقنامه اصلی انجام دهید؟ اگر چنین بود، این کار چه تأثیری روی ددلاین پروژه و سود شما داشت؟ وقتی با شناسایی سناریوهای معمول اسکوپ کریپ آشنا شوید، مدیریت آن‌ها آسان‌تر می‌شود و می‌توانید یا آن‌ها را به یک فرصت برای کسب‌وکار تبدیل کنید یا به‌صورت کامل از آن‌ها اجتناب کنید.

نظر شما در مورد اسکوپ کریپ و تأثیرات آن روی انجام پروژه‌ها چیست؟ آیا تاکنون در طی انجام پروژه‌های خود به اسکوپ کریپ برخورد کرده‌اید؟ شما چگونه توانستید اسکوپ کریپ را مدیریت کنید؟ ما و دیگر بازدیدکنندگان بلاگ رسانگار ایران بی‌صبرانه منتظر شنیدن تجربیات شما هستیم.